Написание устава проекта, цель проекта

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
Написание устава проекта, цель проекта

После того как вы определились с участниками проекта и его куратором, вам необходимо подготовить так называемый «устав проекта».

В этот документ входят следующие вещи:

  • Цель проекта и ее обоснование.
  • Дата начала работ и примерная дата окончания.

Почему примерная? В рамках договора, который заключен с вашим заказчиком, конечно, прописана конечная дата. Однако часто бывает, что выполнение проекта в рамках обозначенной даты по тем или иным причинам нереально. Возможно, обстоятельства поменялись. Возможно, сам договор был подписан, исходя из политических соображений.

«Главное ввязаться в войну, а там разберемся» Наполеон Б.

В бизнесе такое часто встречается, и это совершенно нормальная практика. Договор подписывают, сроки там ставят нереальные, после чего начинают думать, как в них уложиться хотя бы примерно.
Поэтому для того, чтобы сразу не внести деморализующий фактор в работу всех участников, пишите приблизительную дату окончания проекта, которая, на ваш взгляд, является самой реальной и разумной. Сроки потом можно будет сократить с помощью разных приемов, о которых речь пойдет ниже.

  • Содержание. Что будет делаться в рамках проекта?
  • Перечень участников проекта. Вы его составили на начальных этапах.
  • Примерная оценка необходимых ресурсов.
  • Иерархия подчиненности в рамках проекта.

Очень важный пункт. Здесь определяется иерархическая структура подчиненности, где вы как руководитель проекта стоите на самом верху. Смело рисуйте, что те люди, которые в компании могут располагаться выше вас по административной лестнице, являются вашими подчиненными в рамках данного проекта. Еще часто бывает, что сотрудники одного отдела должны быть подчинены руководителю другой службы, который в свою очередь является вашим подчиненным внутри проекта.

Матрица ответственности в проекте

Что это такое? Она показывает, кто из участников проекта за что отвечает и в рамках каких действий. Матрица представляет собой таблицу, в которой вы по горизонтали в столбцах пишете имена участников. Не названия отделов, а конкретных людей. Если вам нужен весь отдел, то записываете начальника отдела.
По вертикали в строчках вы пишете укрупненный перечень работ. А в пересечениях строк вам нужно будет записать, что конкретный человек будет делать по данному виду работ. Например, этот человек может быть ответственным исполнителем. Или от него может требоваться согласование, а исполнителем будет другое лицо. Также можно указать, кто будет оказывать консультационные услуги, а кто – просто информироваться.
Задание: нарисуйте матрицу ответственности по тому проекту, который вы разбираете.

Матрица коммуникации в управлении проектом

Что это? В ней участники проекта располагаются уже в строчках по вертикали, а в столбцах по горизонтали пишется следующее: какая необходима информация, периодичность ее подачи, способ ее подачи и ответственный исполнитель. Здесь уже может фигурировать и, например, представитель заказчика. Он не является вашим подчиненным, но получать и предоставлять какую-то информацию он вполне может.

Устав проекта необходимо согласовать со всеми его участниками, подписать у куратора и отправить всем заинтересованным лицам веерной рассылкой. Это действие знаменует начало проекта.

Устав, включая иерархию подчиненности и матрицу ответственности, развязывает вам руки как менеджеру проекта, наделяя вас теми полномочиями, которых вы не имеете в рамках иерархической структуры организации.
Но в рамках проекта у вас появляется полное право спрашивать даже со своего непосредственного начальника, если в проекте он является вашим подчиненным. Именно поэтому и нужен куратор, чтобы он утвердил проект и, может быть, даже отправил его остальным от своего имени.

Подводные камни в управлении проектом

Как уже сказано, вам необходимо согласовать устав со всеми участниками проекта. Хорошо, если проект маленький и охватывает всего пять участников. Но если он крупный, количество участников обычно составляет несколько десятков. На практике согласовать все пункты устава бывает практически невозможно.

Вы можете собрать их всех вместе на совещание, и оно может затянуться на неопределенно долгий срок. Вы можете отправить черновик устава на емейлы участников, в результате чего получите кучу вопросов, отговорок, отмазок и непониманий.

Поэтому если вы знаете, что на вашем предприятии может возникнуть такая сложность, то решается это следующим образом: вы согласовываете весь устав вдвоем с куратором, возможно, привлекая буквально пару-тройку человек из числа наиболее опытных специалистов, которые необходимы для реализации проекта.

Согласовав документ в узком кругу, вы можете отправлять его всем остальным как уже согласованный и не требующий согласия всех остальных.
По сути, вы получаете подписи от остальных участников в приказном порядке. Если у кого-то из них возникнут вопросы, он задаст их индивидуально вам или куратору. Так согласовать (точнее говоря, продавить) начало проекта проще, если существуют сложности с его быстрым согласованием в силу сложившейся ситуации.